Tags

, , , , ,

multitasking

I have only just a minute, Only sixty seconds in it.
Forced upon me, can’t refuse it. Didn’t seek it, didn’t choose it.
But it’s up to me to use it. I must suffer if I lose it. Give account if I abuse it.
Just a tiny little minute, but eternity is in it.

-Benjamin E. Mays

Informasjonsalderen er over – vi er nå i interruption alderen.
Forskning viser at mengden informasjon vi konsumerer øker eksponensielt. Bare tenk: en typisk dag i 2011 så konsumerte vi informasjon tilsvarende 174 aviser – dette var 5 ganger mer informasjon enn det vi konsumerte i 1986. Og 2011 var 3 år siden!

Mer, større, raskere. Hva er galt med det?

Tilsynelatende mye.

Et kjempeproblem er det faktum at hjernen vår har ikke utviklet seg like raskt som informasjonsmengden har økt. Du kan bare prosessere så mye, så raskt.

Men allikevel så har vi ikke gitt opp å forsøke å holde tritt.

Sannsynligvis så har du forsøkt å kompensere ved å ty til multitasking. Det gir mening, eller hva? Hvis vi må prosessere mer informasjon, hvorfor ikke prosessere flere strømmer samtidig? Virker veldig bra på papiret men veldig dårlig i realiteten. Du skjønner, det er et lite problem:

Multitasking virker ikke! Klikk for å twitre

Studie etter studie viser at når du forsøker å gjøre flere ting samtidig, så tar det lengre tid å faktisk gjøre de og kvaliteten på arbeidet synker. Den menneskelige hjerne er ikke designet for parallell prosessering – den prosesserer sekvensielt.

Den følelsesmessige belastningen ved multitasking? Du ender opp med å føle deg overveldet, distrahert og tankemessig spredd.

Løsningen?

Gjør en ting av gangen.

Helt sant.

Det er som å være på ledermøtene i Sjødivisjonen. Noen få har med seg notatblokk mens de fleste har med seg sin PC. De som har med seg PC sitter veldig opptatt med denne igjennom hele møtet. Jeg har tatt opp dette flere ganger med ledergruppen – du kan bokstavelig se rådyrøynene frosset i lyset av billysene. “Jeg er nødt til å ta med PC og multitaske… det er eneste måten å få noe gjort i løpet av dagen. Hvis jeg ikke arbeider meg gjennom mailene mine mens jeg sitter i møter så vil jeg aldri bli ferdige med dem. Jeg er i møter hele dagen. Uten multitasking vil jeg ikke få gjort noenting som helst.”

Dette svaret viser hva problemet egentlig er.

Hvorfor sitter vedkommende i møter hele dagen? Hvor verdifulle er alle disse møtene (både for ham og for de andre deltakerne) hvis han bare møter opp og er i realieten ikke tilstede?

Ingen av de har enda ikke sett denne logiske bristen i sin arbeidspraksis.

I løpet av disse møtene så er det veldig vanlig at noen har et spørsmål om noe som allerede har blitt sagt. Den personen (og ja, noen ganger er den personen meg) må da be noen om å gjenta og vende litt på ideen fordi personen ikke fulgte helt med. Det er bortkastet tid og bortkastet energi. Og, hvis jeg skal være ærlig, de epostsvarene jeg lager når jeg er på møtene får ikke min fulle oppmerksomhet heller så kvaliteten blir så som så der også. Jeg forsøker bare å komme meg gjennom de tingene jeg må gjøre.

Hvorfor multitasker vi? Fordi den angsten og følelsen av utilstrekkelighet som kommer over oss når vi svømmer i informasjon forhindrer oss i å være smarte. Vi tror at når vi gjør mange ting på en gang så er vi mer produktive.

Det stemmer bare ikke.

Din beste strategi: Gjør en ting om gangen. Klikk for å twitre

Beskriver dette deg? Du sitter i et lync møte mens du arbeider med månedsrapporten, sjekker eposten og sender sms til kånå om hva dere skal ha til middag. Du mener kanskje at du er flink til å multitaske, stemmer ikke det? Det er mulig du bør revurdere strategien din. Det viser seg nemlig at du kan tape opptil 40% produktivitet hvis du forsøker å multitaske.

Task switching, ikke multitasking. Multitasking er faktisk misvisende. Mennesker kan ikke gjøre mer enn en ting av gangen – istedetfor så bytter vi oppgaver. Derfor brukes ikke ordet multitasking i forskning. De snakker om task switching.

Task switching er kostbart. Klikk for å twitre

Det har vært mye forskning på task switching og her er resultatene fra forskningen:

  • Det tar lengre tid å fullføre oppgaver hvis du bytter mellom dem fremfor hvis du gjør deg ferdig med en av gangen.
  • Du gjør flere feil når du bytter mellom oppgaver enn når du fullfører en oppgave av gangen.
  • Jo mer komplekse oppgavene er, jo mer tid bruker du og flere feil gjør du.
  • Hver gang du bytter mellom oppgaver så bruker du kanskje så lite som 1/10 sekund men hvis arbeidsdagen din består av denne typen arbeid så kan du risikere å miste opptil 40% produktivitet.
  • Task switching involverer mange deler av hjernen din. Forskere har scannet hjernen under task switching og hjernen viser aktivitet i fire deler av seg: Den pre-frontale cortex er involvert i selve byttingen og skifter fokuset ditt ved å velge hvilken oppgave skal utføres i hvilken rekkefølge. Den bakre preietale loben aktiviserer regler for hver oppgave du bytter til, den indre cingulate gyrus monitorerer feil som gjøres og pre-motor cortex forbereder deg på selve byttingen av oppgaven.

Jeg vet det er populært å tro at du multitasker, men forskning er klar: Mennesker kan ikke multitaske, med ett unntak som jeg kommer tilbake til litt senere i innlegget.

En ting av gangen – i mange år så har forskning innen psykologi vist at mennesker kan bare ‘være tilstede’ for en oppgave om gangen. La meg være enda mer klar: Du kan bare være tilstede i en kognitiv oppgave av gangen. Du kan bare tenke på en ting av gangen. Du kan bare utføre en mental aktivitet av gangen.

Enkelt sagt: Du kan lese eller du kan snakke – en ting av gangen. Klikk for å twitre

Vi lurer oss selv – vi er veldig flinke til å bytte frem og tilbake raskt, så vi TROR at vi multitasker men i realiteten gjør vi ikke det.

Det eneste unntaket: Det eneste unntaket som forskning har avdekket er at hvis du gjør en fysisk oppgave som du gjør veldig ofte og som du er veldig god i å gjøre, så kan du gjøre denne fysiske oppgaven samtidig som at du gjør en mental oppgave. Så, hvis du er voksen og har lært å gå, så kan du gå og snakke samtidig.

På den annen side sett, så er det kanskje ikke noe unntak. Selv dette fungerer ikke alltid like bra. I en studie av Hyman i 2009 så viste det seg at mennesker som snakket i mobiltelefonen sin mens de gikk ofte ikke oppfattet hva som foregikk rundt seg og kræsjet oftere inn i andre mennesker. Forskerne brukte en klovn på en unisykkel og veldig ofte hadde de gående mobilbrukerne ikke oppfattet klovnen.

Så, hvis multitasking ikke er effektivt, hva skal du da gjøre? Hvordan skal du effektivt takle all input og forstyrrelser i ditt liv, spesielt på jobb?

1: Bruk 80/20 regelen. 20% av arbeidet du gjør utgjør 80% av effektivitet og nedslag. Vi gjør ofte feilen med å tro at jo mer opptatt vi er jo mer effektive er vi – og jo mer opptatt vi blir jo mer multitasking ender vi opp med. Forskning viser at du faktisk blir mindre effektiv. Fokuser på å identifisere de 20% av dine oppgaver som er virkelig effektive og gjør dem en av gangen.

2: Bruk batch-prosessering. Sitter du ved pulten din med eposten åpen og blir sugd inn i lesing og svaring av epost hele dagen hver gang du får en ny epost? Dette oppmuntrer til multitasking. Prøv heller å batch-prosessere dine eposter. Bestem deg for tidspunkter underveis i arbeidsdagen (f.eks morgen, etter lunch og på ettermiddagen) når du setter deg ned og går igjennom epostene dine. Hvis du gjør denne batch-prosesseringen så kan du eliminere denne oppgaven som en fristelse for multitasking gjennom dagen.

3: Gjør dine viktigste oppgaver først. Jeg tror at en av grunnene til at vi multitasker er at vi føler mer og mer angst iløpet av dagen om at vi ikke har klart å gjennomføre det vi ønsket å gjøre. Finn derfor de viktigste oppgavene du skal gjøre og gjør disse oppgavene så tidlig som mulig. Følelsen av lettelse og bragd er veldig stor og du vil føle deg avslappet etterpå – derfor vil du ikke føle på angsten som frister oss til multitasking.

4: Bruk konsentrert tid. Det motsatte av multitasking er konsentrert tid. Hvis du forsøker å stoppe med multitasking så må du gjøre det motsatte – gi deg selv tid som du bruker på å arbeide på kun en oppgave. Å sette av en hel dag er nok utopisk men forsøk å sette av to til tre timer iløpet av en dag. Steng ned eposten, sett telefonen på stille, steng døren til kontoret eller gå et sted hvor du kan være i fred. Bruk tiden på å gjøre den ENE oppgaven. Du vil bli forbløffet over hva du kan oppnå og hvor full av energi du føler deg etterpå.

5: Ta stirrå tilbake. Forskning på kreativitet viser at det er pre-frontal cortex som setter ideer sammen. Men den kan bare arbeide med en oppgave av gangen. Når du multitasker så overarbeider du pre-frontal cortex. Du vil aldri løse problemer hvis din pre-frontal cortex ikke får litt fri. Det høres kanskje paradoksalt ut, men hvis du slutter å tenke på et problem eller en oppgave så vil du faktisk være i bedre stand til å løse den! Du trenger tid iløpet av dagen når du gjør ingenting, ikke snakker, ikke leser, ikke skriver.Du kan trene, lytte til musikk eller få stirrå.

Mindre task switching = større tilfredshet? Jeg er ikke perfekt. Jeg går i fella selv av og til, men jeg forsøker å holde meg til reglene ovenfor og kjenner at etterhvert som tiden går så blir det lettere og lettere. Jeg føler også at jeg er mindre irritabel. Min hypotese er derfor at task-switching ikke bare øker antall feil og kaster bort tid. Det forårsaker også tretthet, utmattelse og irritasjon. Jeg har nettopp oppfunnet motgiften til interruption age 🙂

“Every man and woman is born into the world to do something unique and something distinctive and if he or she does not do it, it will never be done.”
-Benjamin E. Mays